Folkeuniversitetet starter denne uken implementeringen av Edutorium. Det er spennende å ha fått med enda en stor nasjonal fagskole på laget (Folkeuniversitetet er den 7. fagskolen som tar i bruk Edutorium). Folkeuniversitetets fagskole tilbyr utdanning over hele landet, innen helse, ledelse, logistikk og regnskap/økonomi.
Men, hva innebærer det egentlig å implementere Edutorium for en fagskole?
Det å starte med Edutorium er en strukturert prosess med tett samarbeid mellom institusjon og leverandør.
I hovedsak dreier det seg om 3+1 faser. Under vil disse beskrives kort. Det vil selvsagt være noe variasjon, avhengig av størrelse på organisasjonen, behov for tilpasninger etc.
Selve innføringen består av tre faser:
Fase 1; oppsett, valg av felt, rekkefølge og navn inkl. arbeidsflyt
Den første fasen handler om å se på egne studieplaner og sammenligne med standard-oppsettet i Edutorium. I tillegg er det mange skoler som velger å legge inn en naturlig revisjon av egen mal i denne fasen. Vi skreddersyr så oppsettet i Edutorium slik at alle ønskede felt kommer i den rekkefølgen skolen ønsker. I tillegg sikrer vi at overskriftene heter det samme som i eksisterende planer (evt. justerer dersom man reviderer egen mal og har spesielle ønsker). Noen felt skal være tekstfelt, andre felt er sammensatt av lister, valgmenyer, avkrysningsbokser etc.
Helt til slutt må institusjonen tenke gjennom hvilken arbeidsprosess man ønsker for revisjonsarbeidet. Vi sørger for å understøtte denne med en digital arbeidsflyt som blir så effektiv som mulig. I tillegg legges brukere inn i denne fasen.
Fase 2; innleggelse av eksisterende studieplaner
Nå er tiden inne for å legge alt av aktive studieplaner (dvs. årets godkjente studieplaner) inn i Edutorium. De fleste av våre kunder velger å benytte vårt tilbud om å få disse registrert av våre erfarne student-medarbeidere. Har man gjort store endringer av egen studieplan-mal, kan det være behov for å lage en «mapping-tabell» slik at man sikrer minst mulig etterarbeid når institusjonen til slutt skal kvalitetssikre innholdet.
Alle fagskolene har valgt vår studiearkiv-løsning. Dette gjør at man kan publisere alle registrerte studieplaner så snart de er kvalitetssjekket
Fase 3; opplæring og klargjøring til neste revisjonsperiode
Så snart alle aktive studieplaner ligger inne i Edutorium er det en enkel prosess å gjøre klart til neste års revisjon. En enkel kopieringsrutine gjør at man har et veldig godt utgangspunkt for å sette i gang revisjonsarbeidet med god støtte av den digitale arbeidsflyten.
I denne fasen er det også naturlig å gjennomføre opplæring av alle faglige ansatte som skal inn og gjøre en jobb i Edutorium. Den enkelte får kun tilgang til de studieplaner eller emnebeskrivelser vedkommende har ansvar for, så opplæringen kan gjøres veldig spisset mot selve revisjonsarbeidet.
Når disse tre fasene er unnagjort, er Edutorium i ordinær drift. Det er store variasjoner på hvor lang tid den enkelte utdanningsinstitusjon bruker på hver fase. Mye avhenger f.eks. av hvor store endringer man ønsker å gjøre på egne maler og arbeidsprosesser. Som tommelfingerregel kan vi imidlertid si at det kan være fornuftig å sette av 1-2 mnd. For fase 1. Selve innleggingen av studieplaner kan så gjøres på 2-4 uker, mens opplæring og klargjøring til neste revisjonsperiode er gjort på en uke eller to (avhengig av hvor lett det er å få samlet alle de faglige).
Fase +1; videreutvikling
+1 fasen er nå den eneste som gjenstår. Dette er perioden etter at man har kommet i gang med Edutorium, og har fått erfaring med verktøyet. Kanskje ønsker man å få endret det visuelle utrykket til studiearkivet slik at arkivet blir mer lik egen grafiske profil? Kanskje ønsker man å få utviklet skreddersydd funksjonalitet. Fagskolen Innlandet ønsket f.eks. å få aggregert visning av strukturert innhold fra emnebeskrivelser inn i studieplanene. Dette ble bestilt som en endring, og finnes nå tilgjengelig som en ny modul i Edutorium (du kan lese mer om den her). Mulighetene er mange. Det handler om å se hvilke prosesser det kan være lurt å lage skreddersydd systemstøtte til.
Er din fagskole nysgjerrig på Edutorium? Ta kontakt med meg på eivind@ginntech.no så avtaler vi et møte hvor vi kan vise frem verktøyet og gå gjennom prosessen med implementering.