På Edutoriums brukerkonferanse hadde vi satt av tid til en innspillsworkshop. Denne var organisert med tre grupper som fra litt ulikt perspektiv så på de studieadministrative prosesser som handler om revisjon av studieporteføljen, bruk av Edutorium og til en viss grad bruk av omliggende system. Alle deltagerne fikk deltatt på hver gruppe og diskusjonene var mange og varierte.
For oss i Ginntech er slike arbeidsøkter nyttige av flere grunner. Det handler både om forbedringer av egne produkter, å finne nye tjenester eller løsninger som det er behov for, og selvfølgelig å få en større forståelse for arbeidshverdagen til våre brukere.
Vi har gjennom denne workshopen fått en del punkter som er direkte knyttet til Edutorium og som har fått status «gjør umiddelbart», vi har fått ideer til langsiktige prosjekter og vi har fått en økt forståelse for problemstillinger vi ikke umiddelbart kan gjøre noe med.
Vi vil her presentere noen hovedfunn. Det er viktig å merke seg at dette kun er et lite utvalg, og at vi følger opp alle innspill uavhengig av om de er på denne listen eller ikke. Vi ønsker imidlertid å konkretisere noen av oppfølgingspunktene, derav denne oppsummeringen.
Raske forbedringstiltak Edutorium
En del søk, rapporter og sorteringer blir gjort umiddelbart. Dette omfatter f.eks. søk på navn og kode i taksonomien for studieprogram, sortering av brukere med flere filter etc. Dette vil bli tilgjengelig for alle kunder som en del av vanlig oppgradering.
Andre forbedringstiltak er lagt på planen for oppgradering videre.
Innspill til ny funksjonalitet knyttet til arbeidsflyt tas med inn i punktet «admin-workshop»
Opplæring/workshops
Både gjennom innspillsworkshopen og gjennom evalueringsskjema, kom det inn ønsker om mer tid til gjennomgang og erfaringsutveksling knyttet til arbeidsflyt (og tilgangsstyring). Det er vanskelig å vite hva som er det beste oppsettet. Hvor mange faser er optimalt? Hva ligger i den enkelte rolle? Hvordan sikre at de faglige får gjort sin jobb så enkelt som mulig? Kan man legge inn funksjonalitet som sikrer at ikke folk sender fra seg oppgaver før de egentlig er ferdige? (og som igjen skaper ekstrajobb for administrator). Disse og mange lignende spørsmål er det etterspurt bedre tid til å diskutere.
På bakgrunn av dette kommer vi til å invitere til en egen «admin-workshop» etter sommerferien. Det vil her bli en kombinasjon av undervisning, demonstrasjon av ulike alternative oppsett, diskusjon rundt bruk av ulike løsninger og erfaringsdeling på tvers av skolene. Vi kommer tilbake med mer informasjon om dette snart.
Dersom dette blir en suksess kommer vi til å arrangere jevnlige slike workshops fremover, med ulike tema.
Langsiktige prosjekter
Master- og metaskjema er blitt våre interne stikkord på to prosjekter vi kommer til å starte med til høsten. Etter hvert vil vi finne nye navn på disse, men de foreløpige skissene er som følger:
Masterskjema: Vi har fått flere, ulike innspill på at dere ønsker at enkelte felt skal kunne være «felles-felt», på tvers av alle studieplaner/emnebeskrivelser. Dette for å sikre at en del informasjonselementer kun redigeres ett sted, men allikevel presenteres på tvers i alle studieplaner eller emnebeskrivelser. Masterdokumentasjonen må knyttes til et revisjonssemester, og kunne være fullt konfigurerbart (på lik linje med malen for studieplaner/emnebeskrivelser)
Metaskjema: Vi har fått flere innspill på at det kunne vært nyttig med sjekklister eller annen metainformasjon knyttet til selve revisjonen. Det kan f.eks. være at det i revisjon av alle studieplaner skal gjøres x-antall spesifikke vurderinger (f.eks. av studieplanansvarlig). Etter at man har revidert studieplanen kan man så krysse av for alle sjekkpunktene man har gjort. På denne måten vil man kunne dokumentere hva som har vært en del av revisjonsprosessen. I tillegg til at dette vil være en enkel huskeliste for den ansvarlige.
Metaskjema kan utvides til å omfatte samlerapporter knyttet til hva som er revidert. Slik at man ved endt revisjon har en dokumentasjon på aktivitetene og endringene.
Noen vil kanskje si at vi gjennom et utvidet, omfattende metaskjema også har et kvalitetssystem? Det er mulig dette prosjektet kan videreføres på denne måten? I tilfelle trenger vi at en eller flere av dere blir med på et prosjektsamarbeid. Interesse kan meldes hos eivind@ginntech.no
Integrasjoner
For de fleste ansatte i utdanningsinstitusjoner er det mye ekstrajobb knyttet til at ulike systemer ikke snakker med hverandre. Behovet for integrasjoner er ofte ikke høyt nok prioritert fra ledelsen ved skolene, og dette er en tydelig kilde til både frustrasjon, ekstraarbeid og unødvendig tidsbruk.
Vi har lang erfaring med å lage integrasjoner, og bidrar gjerne i dette arbeidet. Skal vi f.eks. lage en bedre håndtering av DBH-rapportering? Her trenger vi at en eller flere skoler ønsker å sette i gang et konkret prosjekt. Noen som er interessert?
Et annet område som ble løftet var behovet for integrasjonen mot LMS. En skole har nå bedt oss om å utvikle en integrasjonsløsning mot Itlearning. Dette arbeidet er i full gang, og vi regner med å ha denne ferdigtestet allerede i løpet av mai. Integrasjonen handler om å hente emne-LUBer fra Edutorium (hvor de lages) og til LMSet hvor de skal presenteres. Gjennom å jobbe med strukturen vil vi få gode erfaringer som også kan brukes til integrasjon mot andre LMSer. Det er bare å ta kontakt for å sette i gang et prosjekt på dette for din skole, enten du bruker Itslearning, Canvas eller andre løsninger.